エメラダ・キャッシュマネージャーでは、電子帳簿保存法の要件に対応して書類を保存することが可能です。
電子帳簿保存法の事務処理規定を作成でない方はこちらをご参考ください。
目次
保存ファイルの一括管理と電子帳簿の保存法への対応
１．エメラダ・キャッシュマネージャー内で電子作成した書類の保存
内部で作成した書類を保存する
内部で作成した書類を管理する
２．外部（エメラダ・キャッシュマネージャー以外）で作成した書類の保存
外部で作成した書類を保存する
外部で作成したファイルを管理する
保存ファイルの一括管理と電子帳簿保存法への対応
➀アップロード
「＋新規書類を登録する」ボタンから、管理したいファイルをアップロードできます。
➁アップロード以外のファイルの管理
サービス内で作成した請求書等の取引関係書類や、サービス間でやりとりしたWeb共有書類も、自動的にファイル一覧に反映されます。
③タイムスタンプ
ファイル一覧に保存されたファイルには、保存時に総務大臣が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプが付与されます。
④ファイルの保存者の管理
オーナー欄を確認することで、当該ファイルを保存した保存担当者を確認できます。
⑤保存期間
ファイル一覧に保存されているファイルには保存期間はございません。（10年間以上期限なく保存が可能です。）
⑥一覧管理
保存したファイルの主な情報は名称や数値などで一覧に表示されるため、簡単に一覧管理ができます。
ファイル名だけでなく、書類の内容や追加日、保存者などを一覧上でご確認いただけます。
⑦タイムスタンプの一括検証
一覧に表示されている書類に付与された認定タイムスタンプの情報を一括してダウンロードが可能です。
⑥検索
取引先/取引金額/書類の日付/伝票番号等、複数項目での検索や項目を組合せての検索が可能です。金額/日付については範囲指定しての検索も可能です。
※値が入っていない項目もブランクを条件にして検索いただけます。（金額の場合は「0」で検索ができます。）
※ファイルの種別でも検索可能
※削除済・訂正済のファイルも検索可能
⑦検索結果の表示
検索した結果は、各ファイルの情報を含めて一覧上でご確認いただけます。また、「詳細」からファイル詳細を確認することが可能です。
※右クリックして「印刷」をすることで、検索結果の一覧を印刷することも可能です。
⑧ファイルの詳細
「詳細」をクリックすることで、対象ファイルの詳細をご確認いただけます。
１．エメラダ・キャッシュマネージャー内で電子作成した書類の保存
内部で作成した書類を保存する
エメラダ・キャッシュマネージャーでは取引関係書類の一貫した電子作成が可能です（手書きが必要な項目はございません）。
①メニューバーから「請求管理」のページを開きます。
②ページの中央右側にある「+新規書類作成」にカーソルを合わせると、作成できる書類がプルダウンで表示されます。電子的に作成した書類は、ECM内で電子帳簿保存法の要件を満たしてファイル保存・管理することが可能です。
※ECMで作成する書類は以下の項目を網羅して、作成・保存が可能です。
- 書類作成者の名称
- 課税資産の譲渡等を行った日
- 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
- 税率の異なるごとに区分して合計した課税資産の譲渡等の対価の額
- 書類の交付を受ける当該事業者の氏名又は名称
内部で作成した書類を管理する
①作成ファイルの閲覧
作成ファイルの閲覧作成ファイルは自動でファイル保存され、すぐにプレビューが可能です。
②作成ファイルの編集
ファイル情報・内容は編集ボタンから編集可能です。編集した場合、編集前のファイルは「訂正済」書類という形でファイルに紐づきます。以後閲覧・確認が可能です。訂正後の書類は最新版として別途作成されます。
なお、編集ボタンや編集画面での保存操作をしないかぎり、意図しない改変はできないようになっています。
③ダウンロード・印刷
保存ファイルは簡単にダウンロード可能です。また、右クリックから印刷も可能です。
④関連する取引情報
保存したファイルは関連する取引情報と併せて管理が可能です。
⑤送付情報
保存したファイルをメール送付する場合など、送付状況も管理が可能です。
⑥ファイル訂正履歴
保存したファイルを訂正した場合や、削除した場合等、対象書類の履歴を確認できます。矢印マークから、訂正前や削除したファイルの内容を閲覧・確認いただくことも可能です。
⑦ファイルの削除
取引に至らなかった書類などはファイルの削除が可能です。削除したファイルは「削除済」というステータスになりますが、あとから検索や閲覧が可能です。
２．外部（エメラダ・キャッシュマネージャー以外）で作成した書類の保存
スキャナ書類や外部作成した書類など、エメラダ・キャッシュマネージャー以外で作成したファイルについても保存できます。
内部で作成した書類を管理する
①「+取引関係書類をアップロード」または「+ファイルをアップロード」を押下します。
メニューバーから「支払い管理」を開くと、右側上部に「+取引関係書類をアップロード」がございます。
メニューバーから「ファイル一覧」を開くと、中央右側に「+ファイルをアップロード」がございます。
どちらからでも書類のアップロードが可能です。
②ファイルを選択してアップロードする
1．アップロードしたいファイルを選択または、ドラッグ&ドロップします。
2．選択が完了しますと②のファイル一覧が出てきますので、アップロード書類の内容を確認いただけます。
3．アップロードする書類の「書類種別」を選択して下さい。※
4．「自動で取引情報生成」のチェックを確認して下さい。（取引関係書類の場合のみ自動生成が可能です）
（請求書など「取引関係書類」のアップロードではAI-OCRを活用して書類内容を自動的に読取り、エメラダに登録
することができます）
※1ファイル内に複数の書類が入っている場合、AI-OCRでの自動読取ができません。AI-OCRでの自動読取機能をご利用したい場合は、1ファイルにつき1書類でアップロードをお願いします。
※「書類種別」として選択できる書類の種類は以下のとおりです。
- 取引関係書類（自己発行or受領）
- 取引を証明する証憑。メールなど電子的に取引した書類については電子帳簿保存法の要件に沿った電子保存が必須です。
- 請求書：商品やサービスを提供した際に、その対価を支払っていただくために発行する書類
- 見積書：商品売買または請負に際しすべての費目を計数的に算出した見積りを記載した書類
- 納品書：商品やサービスを届けたり提供したりする際に、その明細を記載して、購入者に渡す書類
- 領収書：商品やサービスを取引する際に、確実にお金を受取った/支払ったということを証明する書類
- 注文書：発注者が商品・製品、サービスなどを発注(注文)することの意思表示を行う目的で作成される書類
- 取引を証明する証憑。メールなど電子的に取引した書類については電子帳簿保存法の要件に沿った電子保存が必須です。
- 国税関係書類
- 国税に関する法律の規定により、保存をしなければならないこととされている一定の書類をいいます。
- 決算書類一式
- 貸借対照表
- 損益計算書
- 試算表
- 棚卸表
- 国税に関する法律の規定により、保存をしなければならないこととされている一定の書類をいいます。
- 国税関係帳簿
- 国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないとされている一定の帳簿をいいます。
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 売掛帳
- 買掛帳
- 現金出納帳
- 固定資産台帳
- 国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないとされている一定の帳簿をいいます。
- その他
- エメラダ上での作成書類や資金管理に資する書類など「その他」として任意でファイル保存いただけます。
- 資金繰り表
- 借入明細書
- 申込書
- その他
- エメラダ上での作成書類や資金管理に資する書類など「その他」として任意でファイル保存いただけます。
※「支払い管理」画面の「+取引関係書類をアップロード」からアップロードする場合
- （自己発行）注文書
- （受領）請求書
- （受領）見積書
- （受領）納品書
- （受領）領収書
以上5種類の書類のみ選択可能となっていますので、それ以外の書類をアップロードする場合は、「ファイル一覧」画面の「+ファイルをアップロード」よりアップロードしてください。
※スキャナで読み取ったファイルを保存する場合の注意点
紙のサイズや解像度等の情報をサービス内に保存する場合は、AI-OCR機能を使ったアップロードが必要です。
※保存した紙のサイズや解像度等の情報はサービスからファイルをダウンロードし、確認することが可能です。
※以下を満たしてディスプレイ表示が可能です。表示ができるディスプレイをご用意ください
- サイズ：14inch(35cm)以上
- カラー：RGB256階調相当以上
③アップロードボタンを押下する。
全て確認が完了しましたら「アップロード」ボタンをクリックし、アップロードを完了して下さい。
外部で作成したファイルを管理する
①作成ファイルの閲覧
保存ファイルは自動でファイル保存され、すぐにプレビューが可能です。
※画像は拡大・縮小操作も可能です。
②作成ファイルの編集・削除
外部からアップロードしたファイルは、サービス内での編集・削除はできません。
③ファイル情報の確認
アップロード者やアップロード日時など、保存したファイルの内容を確認いただけます。伝票番号を付して、関連帳簿との関連付けもいただけます。
※ファイルアップロード時に一律でタイムスタンプが付与されます。
※ダウンロードボタンから、保存時のファイル形式でのダウンロードが可能です。
④関連する取引情報
保存したファイルは関連する取引情報と併せて管理が可能です。
⑤送付情報
保存したファイルをメール送付する場合など、送付状況も管理が可能です。
※外部アップロードしたファイルについての留意事項
- 外部からアップロードした書類は編集や削除をすることができません。また、保存時に認定タイムスタンプを一律付与し、いつでもタイムスタンプ情報を確認できるため、保存時のデータと変化がないことが確認・証明できます。
- 書類を保存した日時は「アップロード日時」から確認が可能です。なお、外部から保存した書類は編集や削除ができない仕様になっているため、あとから別ファイルを同一書類として差し替えることなどはできない仕様になっています。